Comment conduire une reunion ?

Conduire une réunion

Ceux qui ne sont pas capables d'apprendre des réunions passées sont condamnés à les recommencer. Loi de Mc Kernan

Quelques règles de bon sens pour faciliter la conduite d'une réunion efficace au sein d'un groupe projet. Une réunion ne sert pas uniquement à faire le point. C'est un composant clé du pilotage de projet. Notamment lorsque les équipes sont autonomes, lorsque le pilotage est dynamique et que le groupe fonctionne en auto-organisation.

Préparation de la réunion

1. Des objectifs précis, un ordre du jour orienté résultats attendus et non exclusivement constat.
2. La liste des participants. Elle est établie en fonction des résultats attendus au point 1. Il ne s'agit pas d'oublier un acteur qui détient une information essentielle. D'autre part, la réunion est aussi utile pour assurer l'intégrité du groupe. Il vaut mieux éviter d'être trop sélectif envers les membres de l'équipe.
3. Un horaire précis à respecter. Cette contrainte impose de maintenir un timing serré.
4. A noter, si cette réunion nécessite une préparation, celle-ci sera jointe à l'ordre du jour. Il est important que chacun soit prêt à passer au mode actif sans perdre de temps en quête d'informations. Chacun se doit de préparer la réunion.

Déroulement de la réunion

• Au cours de la réunion, chacun s'exprimera, sans complexe, sans retenue. Ce n'est pas toujours le cas. Il est du ressor de l'animateur de la réunion de prendre soin que tous les points de vue soient bien développés en commun et qu'il n'existe pas de retenues voire de frustrations. Il est d'ailleurs hautement recommandé de procéder régulièrement à un tour de table.
• Le secretaire volontaire prendra soin de rapporter l'ensemble des éléments significatifs de la réunion. Il rédigera ensuite un compte rendu de synthèse réellement informatif.
• L'animateur gardera toujours en ligne de mire la phase active de la réunion. Il s'agit en effet que soient exposés le plus clairement possible les problèmes en suspens et les solutions possibles afin de prendre les décisions collégiales qui s'imposent.

Bouclage de la réunion

• Le compte rendu comportera non seulement le détail des décisions prises mais aussi les personnes concernées, les actions à mener, les moyens nécessaires et les délais prévus.
• Clôture et préparation de la réunion suivante Au titre du feed-back, dans un délai relativement court, chaque participant prendra le temps de lire le compte-rendu afin de l'approuver ou de l'amender le cas échéant.

Ressources

• Réunion projet
• Conduire une réunion efficace
• Humour : la conduite de réunion vue par le Perfologue : "Une réunion efficace"

A lire

The Project Meeting Facilitator
Facilitation Skills to Make the Most of Project Meetings
Tammy Adams, Janet A. Means, Michael Spivey - Jossey-Bass Inc., U.S
Animer des réunions projet productives, principes et techniques applicables pour les projets classiques, lean ou agiles. (en anglais)
240 pages - 37,7 Euros - Dispo chez : www.amazon.fr

Note : Le thème du pilotage efficace du projet est développé dans le livre de référence :

Le chef de projet efficace
Réussir les projets complexes
Les pratiques de bon sens
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