Comment conduire une reunion ?

Quelques règles de bon sens

Ceux qui ne sont pas capables d'apprendre des réunions passées sont condamnés à les recommencer. Loi de Mc Kernan

Pour faciliter la conduite d'une réunion efficace au sein d'un groupe projet. Une réunion ne sert pas uniquement à faire le point. C'est un composant clé du pilotage de projet. Notamment lorsque les équipes sont autonomes, lorsque le pilotage est dynamique et que le groupe fonctionne en auto-organisation.

Préparation

Une réunion se prépare avec méthode afin que son déroulement soit porteur des fruits attendus. Ce n'est pas qu'une simple rencontre afin de discuter d'un problème ou d'échanger autour d'une nouvelle idée. Elle doit être productive. On en attend un résultat formel et concret. Pour cela dès sa préparation il faudra prendre le temps nécessaire pour préciser au minimum les points suivants :

1. Des objectifs précis, un ordre du jour orienté résultats attendus et non exclusivement constat.
2. La liste des participants. Elle est établie en fonction des résultats attendus au point 1. Il ne s'agit pas d'oublier un acteur qui détient une information essentielle. D'autre part, la réunion est aussi utile pour assurer l'intégrité du groupe. Il vaut mieux éviter d'être trop sélectif envers les membres de l'équipe.
3. Un horaire précis à respecter. Cette contrainte impose de maintenir un timing serré.
4. A noter, si une préparation est nécessaire, celle-ci sera jointe à l'ordre du jour. Il est important que chacun soit prêt à passer au mode actif sans perdre de temps en quête d'informations. Chacun se doit de préparer cette rencontre.

Déroulement

• Au cours de la réunion, chacun s'exprimera, sans complexe, sans retenue. Ce n'est pas toujours le cas. Il est du ressors de l'animateur de prendre soin que tous les points de vue soient bien développés en commun et qu'il n'existe pas de retenues voire de frustrations. Il est d'ailleurs hautement recommandé de procéder régulièrement à un tour de table.
• Le secrétaire volontaire prendra soin de rapporter l'ensemble des éléments significatifs . Il rédigera ensuite un compte rendu de synthèse réellement informatif.
• L'animateur gardera toujours en ligne de mire la phase active de la rencontre. Il s'agit en effet que soient exposés le plus clairement possible les problèmes en suspens et les solutions possibles afin de prendre les décisions collégiales qui s'imposent.

Bouclage

• Le compte rendu comportera non seulement le détail des décisions prises mais aussi les personnes concernées, les actions à mener, les moyens nécessaires et les délais prévus.
• Clôture et préparation de la prochaine rencontre Au titre du feed-back, dans un délai relativement court, chaque participant prendra le temps de lire le compte-rendu afin de l'approuver ou de l'amender le cas échéant.

À lire

The Project Meeting Facilitator
Facilitation Skills to Make the Most of Project Meetings
T. Adams, Janet A. Means, M. Spivey - Jossey-Bass Inc. U.S.
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