Organiser une réunion projet

Rôle et fonctions de la réunion

La durée d'une réunion croit avec le carré du nombre de participants. La productivité de la réunion décroit avec le carré du nombre de participants. Loi de Eileen Shanahan

Les réunions de travail au cours d'un projet sont des instants privilégiés. Encore faut-il qu'elles soient opportunes et productives.
Lorsque la réunion de projet se déroule correctement, elle joue le rôle non négligeable de rephasage des acteurs projets sur les enjeux réels et poursuivis. Les réunions de travail régulièrement tenues sont en effet essentielles pour accéder et maintenir dans la durée la synergie du groupe.

La réunion n'est pas un interrogatoire

Les réunions de travail n'ont pas toujours la meilleure renommée. Bien souvent, et ce plus particulièrement au sein de structures verticalisés et autoritaires, les réunions de travail sont essentiellement utilisées pour rendre compte de l'activité des acteurs de terrain, voire culpabiliser et mettre la pression. Rien de bien positif. Avancement nul. Il est inutile de multiplier de telles réunions. C'est d'ailleurs dans ces cas précis qu'elles sont dénigrées, jugées à juste titre comme une perte de temps, un produit de la "réunionite aigüe".
A titre de complément, voir ici sur le Perfologue Bilans et comptes-rendus

La réunion pour une prise de décision en groupe

En revanche, dans les structures dynamiques et autonomes comme celles que l'on préconise au fil de ces pages, la réunion bien conduite remplit réellement son rôle. Elle permet de consolider la force d'une équipe en débusquant et en éclairant les zones d'ombre et en facilitant la prise de décision en groupe.
La réunion est en effet essentielle pour un pilotage efficace du projet. Elle assure un traitement des problèmes dans ses trois phases :

• Prévention
• Détection
• Action

Ressources

• Réunion projet
• Conduire une réunion efficace
• Humour : la conduite de réunion vue par le Perfologue : "Une réunion efficace"

A lire

The Project Meeting Facilitator
Facilitation Skills to Make the Most of Project Meetings
Tammy Adams, Janet A. Means, Michael Spivey - Jossey-Bass Inc. U.S.
Animer des réunions projet productives, principes et techniques applicables pour les projets classiques, lean ou agiles. (en anglais)
240 pages - 37,7 Euros
Dispo chez : www.amazon.fr

Note : le thème du pilotage efficace du projet est développé dans le livre de référence :

Le chef de projet efficace
Réussir les projets complexes
Les pratiques de bon sens
3ème édition 2009
Dispo chez : www.fnac.com, www.amazon.fr, www.eyrolles.com
Consultez la fiche détaillée

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